IT

Design Sprints: sneller en slimmer een probleem oplossen


Een tijd geleden deed AUSY samen met Febiac, de federatie van de auto- en tweewielerindustrie, een Design Sprint. Design Sprints is een term die steeds meer groeit in de bedrijfswereld, en dat heeft een goede reden. Wat is een Design Sprint, waarom is het soms beter dan de traditionele manier van werken en hoe nam Febiac dit waar?

Design Sprints, wat is dat nu eigenlijk?

Onze business consultant Joni legt uit: “Een Design Sprint is een methodologie om op korte tijd te valideren of een bepaalde oplossing werkt. Het is een alternatief voor het traditionele, probleemoplossende denken. Je kan het zien als het oplossen van een puzzel: bij een traditionele aanpak doen bedrijven er weken over om de puzzelstukjes in elkaar te laten passen. Bij een Design Sprint is er op dag 2 echter al een mooi geheel te zien.”

“Het is misschien een kort proces, maar dat betekent niet dat er sprake is van stress, frustraties of een reden om opgejaagd te zijn”, vertelt Joni. “Het is eigenlijk een soort teambuilding waarbij je samen naar een doel toewerkt."

Los de puzzel op

“Het is interessant omdat het anders is dan de gewoonlijke werkomgeving. Je zet je dagelijkse job en routine helemaal aan de kant en focust je op de Design Sprint, zonder afleidingen.” - Pascal (Febiac)

Het doel van het programma is om op 4 dagen een probleem op te lossen. Wat doe je dan tijdens die 4 dagen?

  • Je definieert een doel waarin de verschillende stakeholders zich kunnen vinden
  • Je denkt in groep na over mogelijke oplossingen
  • Je neemt een beslissing over de te testen oplossing
  • Je schetst de oplossing
  • Echte gebruikers beoordelen je oplossing

Joni: ”Door je als team volledig te geven in die 4 dagen bereik je zeer veel.”

Dag 1

“Op dag 1 heeft iedereen een ander idee en een andere visie. Maar puur door teamwork vallen alle stukjes al snel op hun plaats en zie je een groter geheel.” 

“Ik gebruik hier voornamelijk technieken zoals Challenge mapping of de How might we…- methode”, vertelt Joni. “Ik pas het toe als een soort funnel-methode voor het gezamenlijk oplijsten en verfijnen van opportuniteiten. Daarvoor moeten eerst de aspecten die de groep beschrijven als blokkerend, omgezet worden in opportuniteiten. Door daar samen over te praten en verschillende perspectieven te bekijken, wordt dat snel duidelijk.”

“Vervolgens schrijft iedereen in de groep verschillende opportuniteiten neer op een post-it. Die worden naast elkaar gehangen en toegelicht. Iedereen mag stemmen en zo bepalen waar hun prioriteiten liggen”, legt Joni uit.

people gathered around a white board


 

Dag 2

Joni: “Waar we dag 1 afsloten met enkele overblijvende top-oplossingen, kiezen we op dag 2 eerst op welke oplossing we verder bouwen. De groep heeft een duidelijk beeld voor ogen van wat ze willen realiseren. Vervolgens beginnen ze op interactieve wijze ontwerpen te schetsen.”

Dag 3 en 4

Joni: “Na de eerste 2 dagen is het zwaarste achter de rug. Op dag 3 worden namelijk de verschillende schetsen uitgewerkt in een tastbaar prototype, en op dag 4 wordt dit voorgelegd aan een groep testgebruikers.”

Het hele proces is tijdsgevoelig. Joni licht toe: “Een van mijn belangrijkste taken is waken over de tijd. De timing is strikt, maar niet bindend. Als ik merk dat de groep 5 extra minuten zeker kan gebruiken, pas ik me daaraan aan. Doorheen het proces geef ik ook tips aan de groep. Ik geef hen een duwtje in de rug waar nodig.”

3 people working on a design sprint with a timer in front of them


 

De Design Sprint van Febiac

Hoe verliep de Design Sprint voor het team van Febiac? Wij waren alvast benieuwd naar hun ervaring. 

Hebben jullie in het verleden al eens een Design Sprint gedaan?
Pascal licht toe: “Wij waren al bekend met het concept. We hebben voordien al eens iets gelijkaardigs gedaan, maar de Design Sprint geleid door Joni was veel beter gestructureerd. Het is belangrijk dat het proces stap voor stap wordt doorlopen.”

Was jullie Design Sprint een succes?
Dieter: ”Het was zeker en vast een succes. De Design Sprint bespaarde ons veel tijd en hielp ons om een duidelijk en nuttig resultaat te bereiken.”

“De begeleiding in dit proces speelt een grote rol”, vertelt Dieter. “Om van de Design Sprint een zo groot mogelijk succes te maken, heb je de begeleiding en kennis van Joni nodig. Hoe te plannen, denken en leiden zijn cruciale aspecten.” 

Pascal: “Het maken van een mock-up is zeer handig. Op een tijdbesparende, kost-efficiënte manier ontwikkel je een goed zicht van wat je als bedrijf wil uitwerken. De Design Sprint  was voor mij zeker geslaagd.”

Waarom zou je Design Sprints aanraden aan andere bedrijven?
“Het is de perfecte mix van verschillende ingrediënten”, zegt Dieter. “Je gaat op een kostenefficiënte manier van idee tot prototype in slechts enkele dagen tijd. Wij hebben dat nu gedaan voor een digitaal product, maar het is geschikt voor veel meer, of het nu IT-producten zijn of fysieke producten.” 

Wat is jouw advies aan andere bedrijven die een Design Sprint plannen in de toekomst?
Dieter: “Zorg dat iedereen zich houdt aan het plan. Er is een agenda en er zijn regels, volg ze. Door de planning goed op te volgen, bereik je gegarandeerd succes.”

“Ook de teamspirit is belangrijk”, vult Pascal aan. “Zorg dat iedereen in je team zijn of haar mening geeft. Het is belangrijk dat je de mensen in jouw team aanmoedigt om te spreken. De verschillende visies zorgen voor de beste uitkomst.”  

Zouden jullie in de toekomst opnieuw een Design Sprint doen met AUSY?
Pieter: “Jazeker. De begeleiding van Joni was een grote hulp. Maar ook het feit dat AUSY bij elke stap een geschikte extra expert inschakelt, zorgt ervoor dat je elke uitdaging op de best mogelijke manier aangaat.”

colleagues sitting around a table


 

Toffe feedback voor Joni dus!

Joni: “Het doet me deugd dat de mensen van Febiac de essentie van een Design Sprint zo weten te waarderen: laat een derde partij mee naar je probleem kijken.”

“Mijn tip aan de lezers van deze blog? Soms loop je als team vast. Het gaat opeens niet meer vooruit en je zit met de handen in de haren. Wat je dan moet doen, is andere experts erbij halen, externe experts. Zit samen met andere mensen en je zicht zal weer helder worden.” 

Ik wil meer weten over Design Sprints van AUSY!

Ben je nieuwsgierig naar Design Sprints of wil je er zelf eentje proberen?

Lees verder

6 people icons in a grid
Van apothekersassistente tot helpdesk support
#Collega #IT
A black and white picture of Sam in the woods
Eerst de IT’er van de familie, nu ook bij AUSY
#collega #IT
2 men looking at a wall with post-its
RPA vs AI (en hoe pas je beide toe?)
#RPA #AI #IT