IT

Help, ons thuiswerkbeleid suckt!

Young woman pointing both fingers to the camera

Als er iets is wat we ons na de piek van Covid-19 niet meer kunnen inbeelden, dan is het wel dat we terug met z’n allen fulltime op kantoor zullen werken. Of tenminste: toch als het thuiswerk de voorbije maanden vlot verliep, en je niet tegen een van deze problemen aanliep.

  • Kan vandaag nog steeds niet elke type taak van thuis uit gedaan worden? 
  • Merk je dat collega’s van elkaar vervreemden? 
  • Kampen je systemen met issues op vlak van capaciteit? 
  • Of is je infrastructuur niet voldoende beveiligd? 

In dat geval heb je baat bij het opzetten van een efficiënt technisch thuiswerkbeleid. Want vergis je niet: structureel thuiswerk zal de norm blijven. Zeker nu heel wat mensen de positieve invloed ervan merken op de balans tussen hun werk- en privéleven.

Waarover moet je zeker nadenken als je een technisch thuiswerkbeleid opstelt?

 

Denk je, dat je na het lezen van dit artikel, hulp kan gebruiken bij het implementeren van je technisch thuiswerkbeleid?

Samen zorgen we ervoor dat je aan efficiëntie wint!

Een veilig en efficiënt thuiswerksysteem

Om efficiënt aan thuiswerk te doen, is het uiteraard belangrijk om alle collega’s de juiste hardware en software aan te reiken. Je houdt controle over de configuratie, waardoor de devices niet alleen optimaal werken, maar ook beantwoorden aan de laatste security voorschriften.

Da’s al dat. Maar daar stopt het niet. 

Om thuis net zo vlot te kunnen werken als op kantoor, is toegang tot het bedrijfsnetwerk noodzakelijk. Want typisch zal er nog heel wat (vooral gevoelige) data zijn die on premise staat - dus op je eigen systemen. Hoe geraak je daar veilig aan? Enter VPN!

Via een VPN-verbinding (Virtual Private Network) kunnen collega’s vanuit hun eigen home office een veilige verbinding maken met het bedrijfsnetwerk. Zo kunnen ze bijvoorbeeld ook van thuis uit de CRM-database aanvullen, of de facturatie en personeelsadministratie bijhouden. 

Vink je in je hoofd die VPN-checkbox nu al af? Top! 

Maar... 

...heb je er ook rekening mee gehouden dat je VPN-capaciteit misschien ontoereikend is of kan worden? En ben je er zeker van dat je VPN-server nog up-to-date is? 

Het is belangrijk om daarbij stil te staan, omdat je anders tegen heel wat veiligheidsissues kan aanlopen. Cyberaanvallen en datalekken zijn geen lachertje! 

Kom je er dan met louter een veilige VPN-verbinding? Dat dan ook weer niet! Extra aandachtspunten:

  • Zet in op een grondige sensibilisering op de werkvloer.
  • Een goed wachtwoordbeleid, inclusief Multi Factor Authenticatie, is een must. 
  • Voorzie de nodige bescherming tegen virussen en laat een remote wipe toe.

Een investering? Best wel. Maar beeld je eens in wat er kan gebeuren als je dat niet zou doen?

A hand holding up a phone

 

 

Ja maar, en wat met de cloud?

Online samenwerken in de cloud via collaboration platformen als Google Suite of Office 365 vergemakkelijkt het thuiswerken aanzienlijk. Nog niet bekend met die platformen? In een notendop: collega’s loggen in op zo’n platform en hebben toegang tot de data van het bedrijf via hun eigen apparaat. 

Handig, want:

  • Je kan met veel mensen tegelijk aan verschillende soorten documenten werken (zelfs in de huisstijl van je bedrijf). Je ziet wie welke wijziging aanbrengt en alles wordt automatisch opgeslagen.
  • Je kan zelf een mappenstructuur aanmaken, zodat het platform volledig afgesteld is op de interne werking van je bedrijf.
  • Via toegangsbeheer bepaal je wie toegang heeft tot welke mappen of bestanden, en daarbinnen kan je nog aangepaste bewerkingsrechten toekennen.

Een groot voordeel van de cloud in thuiswerksituaties? Snelheid

Laat ons dat even toelichten: als je data on premise staat, ben je afhankelijk van de bandbreedte van de upstream connectie van die on premise locatie. Bij data in de cloud, krijg je de gigantische bandbreedte van de cloud provider. Dus, als iedereen van het bedrijf thuis werkt en on premise data probeert te benaderen, dan gaat dat allemaal een pak trager werken dan op kantoor. 

Lang leve de cloud, maar ook in dit geval is security niet iets waar je licht over kan gaan. Bijvoorbeeld:

  • Accounts kunnen gehackt worden. Multi Factor Authenticatie kan ook hier een oplossing bieden, net als encryptie.
  • Cloud-omgevingen moeten up-to-date blijven. Wie monitort dat security patches worden uitgevoerd?
  • Van welke data maak je back-ups? En hoe vaak?
  • Welk beleid pas je toe als het gaat om apparaten van externen?

Stof tot nadenken!

Een technisch thuiswerkbeleid nodig waardoor je team optimaal kan (samen)werken?


 

Extra tools die efficiënt thuiswerken garanderen

Samen rond de tafel zitten om iets te bespreken, snel bij iemand langslopen om een document op te pikken, of een babbel aan de koffieautomaat: als thuiswerken in je bedrijf geen gewoonte is, kost het extra moeite om mensen ook digitaal met elkaar te verbinden.

Gelukkig bestaan er vandaag heel wat tools die het kantoorleven naar je home office brengen. Natuurlijk is niet elke tool geschikt voor elke situatie. Je mag dan ook niet over 1 nacht ijs gaan als je je tooling landschap samenstelt.

Online vergaderen en info uitwisselen

Skype, Zoom, Google Meet, BlueJeans: al deze tools doen waarschijnlijk wel een belletje rinkelen. 

Wist je echter al dat Zoom bijzonder gemakkelijk werkt als je aan het hele bedrijf tegelijk bijvoorbeeld een live update wil geven? Maar dat het opzetten ervan een beetje tijd in beslag neemt, waardoor je voor een snelle statusmeeting beter Google Meet gebruikt? 

By the way, een handige all-in-one tool is Slack (zeker een van onze persoonlijke favorieten!):

  • Via (private) kanalen voer je gesprekken met meerdere collega’s én externen.
  • Direct messages helpen om snel-snel persoonlijk iets te vragen - bye bye overvolle mailbox! 
  • Ook video calls en screensharing zet je probleemloos op.
  • Ben je informeel in gesprek met anderen, dan leuken emoji’s je conversatie op (om toch een béétje het gebrek aan lichaamstaal op te vangen).
  • Je kan héél wat andere tools integreren met Slack, waardoor je super vlot en overzichtelijk kan werken.
Logo slack


 

Online brainstormen

Misschien denk je dat brainstormen vanop afstand heel wat gedoe is. Niets is minder waar! 

Een brainstorm waarbij sommige collega’s aanwezig zijn op kantoor, en andere dan weer van thuis inbellen, kan enorm efficiënt verlopen als je alle ideeën neerschrijft op een Google Jamboard. Aan het einde van de brainstormsessie deel je de Jam via Google Suite eenvoudig als document met de juiste mensen.

Online projectplanning

Waar staat dat ene document nu weer? Wie heeft welke to-do toegewezen gekregen? En wat was de deadline eigenlijk? Als je gewoon bent om bijvoorbeeld met fysieke whiteboards op kantoor te werken waarop je alles per project bijhoudt, dan zit je team thuis vast met de handen in het haar. 

Maar het is niet nodig om projecten on hold te zetten! 

Tools zoals Trello en Jira laten je toe om per project een digitaal whiteboard op te zetten. Inclusief deadline management, prioriteitenbepaling, documenten linken, comments geven en veel meer.

Online koffiekletsen

Contact met collega’s maakt een belangrijk onderdeel uit van een typische werkdag op kantoor. Van een “Goeiemorgen!” tot een gezellige lunch of een korte koffiepauze: dat valt allemaal weg als collega’s van thuis werken.

Het risico? Sociale isolatie en vervreemding. En bijgevolg ook een gebrek aan werkmotivatie.

Met een tool als Slack (ja, nogmaals!) werk je niet enkel vlot professioneel samen. Je kan het ook gebruiken om te zeveren en zwanzen - en dus de fijne band met collega’s te onderhouden. Hoe werkt dat dan? 

In de eerste plaats kunnen collega’s natuurlijk persoonlijk met elkaar chatten - gezellig! Maar daarnaast kan je ook informele kanalen aanmaken waar mensen vrijblijvend lid van kunnen worden. Een kanaal om lunchrecepten uit te wisselen? Eentje met dagelijks een nieuw mopje van de dag? Of een kanaal voor sportfanaten? Alles kan!

A girl and a boy talking via Zoom


 

Degelijke IT support is onmisbaar

Last but not least: remote support is een essentieel onderdeel van je technisch thuiswerkbeleid. Want ‘t gaat al eens kapot. ;-)

En dan is het belangrijk dat je kan vertrouwen op een (eigen) team van IT-professionals. Vanop een afstand lossen zij de problemen van de gebruiker op, en garanderen ze dat de juiste stappen gezet worden op vlak van security. 

Welke concrete taken nemen ze voor hun rekening?

  • Collega’s helpen die een van hun wachtwoorden vergeten zijn
  • Geluidsproblemen bij online meetings oplossen
  • Problemen met de printer oplossen
  • Ondersteuning bieden bij en deelnemen aan ICT-projecten
  • Nieuwe hardware leveren op locatie
  • Informatiesystemen beheren en onderhouden
  • Kleine tot middelgrote netwerken beveiligen
Teleworking


 

Conclusie: efficiëntie vraagt een inspanning, maar loont op lange termijn

Ondertussen heb je vast wel door dat je er met een laptop per medewerker en een paar basic veiligheidsmaatregelen niet komt. Als je investeert in een degelijk technisch thuiswerkbeleid, inclusief alle tools en systemen die voor jouw bedrijf relevant zijn, win je heel snel aan efficiëntie. En dat komt je hele organisatie alleen maar ten goede!

Maar waar begin je? Merk je dat je door de bomen het bos niet meer ziet, dan helpen wij je graag met het opzetten van je technisch thuiswerkbeleid. Laat van je horen, en we bespreken snel al je noden!

Portrait picture Mathias Henderick

Mathias Henderick

Business Director IT

Lees verder

6 people icons in a grid
Van apothekersassistente tot helpdesk support
#Collega #IT
A black and white picture of Sam in the woods
Eerst de IT’er van de familie, nu ook bij AUSY
#collega #IT
2 men looking at a wall with post-its
RPA vs AI (en hoe pas je beide toe?)
#RPA #AI #IT