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Au secours, notre politique de télétravail n’est pas au point

Young woman pointing both fingers to the camera


S’il y a bien une chose que nous ne pouvons plus nous imaginer après la pandémie du Covid-19, c’est de devoir tous retourner à temps plein au bureau. En tout cas, si le télétravail de ces derniers mois s’est bien déroulé et que vous n’avez rencontré aucun de ces problèmes.

  • Il n’est toujours pas possible aujourd’hui de réaliser tous les types de tâches depuis votre domicile ? 
  • Vous remarquez que les collègues prennent leurs distances ? 
  • Vos systèmes sont confrontés à des problèmes de capacité ? 
  • Ou encore votre infrastructure n’est pas suffisamment sécurisée ? 

Dans ce cas, il serait très intéressant de mettre une politique technique de télétravail efficace sur pied. Mais ne vous y trompez pas : le télétravail structurel restera la norme. Surtout maintenant que de nombreuses personnes ont remarqué l’influence positive sur l’équilibre entre travail et vie privée.

À quoi faut-il certainement penser lors de l’élaboration d’une politique technique en matière de télétravail ?

 

Après avoir lu cet article, vous pensez que vous pourriez avoir besoin d’aide pour mettre en œuvre votre politique technique en matière de télétravail ?

Nous veillerons ensemble à ce que vous gagniez en efficacité !

Un système de télétravail sûr et efficace

Pour que le télétravail soit efficace, il est évidemment important de fournir à tous les collègues le matériel et les logiciels appropriés. Vous conservez le contrôle sur la configuration. Cela permet un fonctionnement optimal du matériel, mais également de répondre aux dernières prescriptions en matière de sécurité.

C’est déjà ça ! Mais ce n’est pas tout. 

Pour pouvoir travailler aussi vite à la maison qu’au bureau, l’accès au réseau de l’entreprise est indispensable. En effet, de nombreuses données (surtout sensibles) restent typiquement on premise - et donc sur vos systèmes propres. Comment y avoir accès en toute sécurité ? Le recours au VPN est la solution !

Via une connexion VPN (Virtual Private Network), les collègues peuvent établir une connexion sécurisée avec le réseau de l’entreprise depuis leur home office. Ils peuvent par exemple également compléter la base de données CRM depuis leur domicile, ou tenir à jour la facturation et l’administration du personnel. 

Dans votre tête, l’option VPN est déjà un fait ? Génial ! 

Mais... 

... avez-vous également envisagé que la capacité VPN peut être ou devenir insuffisante ? Et êtes-vous sûr que le serveur VPN est toujours à jour ? 

Il est important d’y faire attention, sinon vous pourriez être confronté à de nombreux problèmes de sécurité. Les cyberattaques et les fuites de données ne sont jamais une partie de plaisir ! 

Une connexion VPN sûre, est-ce vraiment tout ce dont on a besoin ? Bien sûr que non  ! Points d’attention supplémentaires :

  • Investissez dans une sensibilisation de qualité sur le lieu de travail.
  • Une bonne politique en matière de mots de passe, avec authentification multifacteurs est un must. 
  • Prévoyez les protections nécessaires contre les virus et autorisez un remote wipe

Un investissement ? En effet. Mais imaginez ce qui se passerait si vous ne le faisiez pas.

A hand holding up a phone

 

 

Oui, mais, et le cloud alors ?

Collaborer en ligne dans le cloud via des plates-formes de collaboration telles que Google Suite ou Office 365 facilite grandement le travail à domicile. Vous ne connaissez pas encore ces plates-formes ? Pour faire court : les collègues se connectent sur une telle plate-forme et ont accès aux données de l’entreprise via leur propre appareil.  

Pratique, car :

  • On peut travailler avec de nombreuses personnes à la fois sur différents types de documents (même dans le style maison de votre entreprise). On voit qui apporte quelles modifications et tout est sauvegardé automatiquement.
  • On peut créer une structure de dossier, afin que la plate-forme corresponde parfaitement au fonctionnement interne de votre entreprise.
  • Via la gestion des accès, vous déterminez qui a accès à quels dossiers ou fichiers, et ensuite, vous pouvez attribuer des droits d’édition adaptés.

Un grand avantage du cloud pour les situations de télétravail ? La rapidité

Laissez-nous vous expliquer : si vos données se trouvent on premise, vous dépendez de la largeur de bande de la connexion upstream de cet emplacement on premise. Lorsqu’il s’agit de données dans le cloud, vous bénéficiez de l’énorme bande passante du fournisseur du cloud. Donc, si tout le personnel de l’entreprise fait du télétravail, et tente d’accéder aux données on premise, la vitesse est nettement ralentie par rapport à l’accès lorsque l’on est au bureau. 

Vive le cloud, mais dans ce cas, la sécurité revêt également une grande importance. Par exemple :

  • Les comptes peuvent être piratés. L’authentification multifacteurs peut ici proposer une solution, tout comme le cryptage des données.
  • Les environnements Cloud doivent être tenus à jour. Qui surveille l’exécution des security patches ?
  • Quelles données doivent faire l’objet de sauvegardes ? Et à quelle fréquence ?
  • Quelle politique appliquez-vous lorsqu’il s’agit d’appareils d’externes ?

Il y a matière à réflexion !

Vous avez besoin d'une politique technique de télétravail qui encourage une collaboration efficace ?

Outils supplémentaires, garanties d’un télétravail efficace

S’asseoir autour d’une table pour discuter de quelque chose, aller rapidement trouver quelqu’un pour obtenir un document ou discuter à la machine à café : si le télétravail n’est pas une habitude dans votre entreprise, il faut faire un effort supplémentaire pour créer des liens par voie numérique entre les membres du personnel.

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent d’amener la vie du bureau dans votre home office. Bien évidemment, chaque outil ne convient pas à chaque situation. Il faut donc réfléchir lorsque vous prévoyez les outils.

Réunion en ligne et échange d’informations

Skype, Zoom, Google Meet, BlueJeans : vous avez probablement déjà entendu parler de tous ces outils. 

Saviez-vous que Zoom est particulièrement simple si vous souhaitez par exemple informer toute la société en même temps lors d’une réunion virtuelle ? Mais qu’une telle mise en place prend un peu de temps, Google Meet est alors plus adapté pour une mise au point rapide ? 

By the way, un outil tout-en-un pratique est Slack (un de nos préférés sans aucun doute !) :

  • Il est possible de discuter avec plusieurs collègues et externes par le biais de canaux (privés).
  • Les messages instantanés sont utiles pour poser rapidement une question personnelle - fini les boîtes de réception qui débordent ! 
  • Les appels vidéo et les partages d’écran ne posent également aucun problème.
  • Si vous avez une discussion informelle avec d’autres personnes, les émoticônes permettent d’animer votre conversation (pour compenser un peu le manque de langage corporel).
  • Il est possible d’intégrer de nombreux autres outils à Slack, pour travailler très rapidement sans perdre en clarté.
Logo slack


 

Brainstorming en ligne

Vous pensez peut-être qu’un brainstorming à distance, ce n’est pas l’idéal. Il n’en est rien ! 

Un brainstorming avec plusieurs collègues présents au bureau, et d’autres qui se connectent depuis leur domicile, peut se dérouler très efficacement si vous notez toutes les idées sur un Google Jamboard. À la fin de la séance de brainstorming, il suffit tout simplement de partager aux personnes concernées le Jam en tant que document via Google Suite.

Planification de projets en ligne

Où se trouve ce document ? Qui a reçu quelle tâche à effectuer ? Et quel était le délai ? Si vous êtes par exemple habitué à travailler avec des tableaux blancs physiques au bureau sur lesquels vous notez tout par projet, il est clair que votre équipe à présent en télétravail se pose mille et une questions. 

Mais il n’est pas nécessaire de mettre des projets en attente ! 

Des outils tels que Trello et Jira vous permettent d’avoir recours à un tableau blanc numérique. Y compris la gestion des délais, la fixation des priorités, les liens vers les documents, les commentaires et bien plus encore.

Bavardage en ligne

Le contact avec les collègues constitue une partie importante d’une journée de travail typique au bureau. Du bonjour du matin au lunch agréable à midi en passant par la petite pause café : il n’en est plus question lorsque tout le monde fait du télétravail.

Le risque ?  L’isolement social et la distanciation. Et dès lors également un manque de motivation au travail. 

Avec un outil comme Slack (oui, encore !), on ne fait pas que travailler professionnellement ensemble. On peut également l’utiliser pour papoter - et donc pour entretenir de bonnes relations avec les collègues. Comment ça marche ? 

Tout d’abord, les collègues peuvent bien entendu discuter entre eux - chouette ! Mais vous pouvez également créer des canaux informels que le personnel peut rejoindre sans obligation. Un canal pour échanger des recettes de lunch ? Un autre avec la blague du jour ? Ou un canal pour les fans de sport ? Tout est possible !

A girl and a boy talking via Zoom


 

Un support IT correct est un must

Last but not least : le support à distance est un élément essentiel de votre politique technique en matière de télétravail. Car on n’est jamais à l’abri d’un problème. ;-)

Et il est alors important de pouvoir faire confiance à une (propre) équipe informatique professionnelle. Elle résout à distance les problèmes des utilisateurs et garantit que les bonnes mesures sont prises en matière de sécurité. 

Quelles sont ses tâches concrètes ?

  • Aider les collègues qui ont oublié leurs mots de passe
  • Résoudre les problèmes acoustiques lors de réunions en ligne
  • Résoudre les problèmes avec l’imprimante
  • Soutenir les projets de l'ICT
  • Livrer le nouveau hardware sur place
  • Gérer et maintenir les nouveaux systèmes d’informations
  • Sécuriser les réseaux de petite et moyenne taille
Teleworking


 

Conclusion : l’efficacité demande un certain effort, mais il s’avère payant à long terme

Entre-temps, vous aurez probablement remarqué qu’un ordinateur portable pour chaque collaborateur et quelques mesures de sécurité de base ne sont pas suffisants. Si vous investissez dans une politique technique correcte en matière de télétravail, y compris tous les outils et systèmes qui sont pertinents pour votre entreprise, votre efficacité sera rapidement optimale. Et cela ne peut qu’être positif pour l’ensemble de l’organisation !

Mais par où commencer ? Si vous remarquez que vous ne savez comment vous y prendre, faites appel à nous pour mettre en place votre politique technique en matière de télétravail. Contactez-nous, et nous discuterons de vos besoins !

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Mathias Henderick

Business Director IT

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